Özel Kalem

Anasayfa \ Özel Kalem 8090 09.Ara.2015

 Özel Kalem Müdürü

Hacer Özlem BAŞDOĞAN

 Özel Kalem

Nurşen YALÇIN

Özel Kalem

Selen DEMİRBAŞ

 

Telefon :   0 380 542 11 01

Faks:        0 380 542 11 09


Özel Kalem Müdürlüğü Yetki, Görev ve Sorumluluklar 

  • Rektörlük Makamının etkin ve verimli çalışabileceği ortamı sağlamak, verilen talimatlar doğrultusunda günlük çalışma programını hazırlamak, yapacakları görüşmeleri düzenlemek, yurt içi ve yurt dışı görevlerini organize etmek, temsil ve protokol hizmetlerinin yürütülmesini sağlamak,

  • Makamın iş ve işlemlerini yürütmek, emir ve talimatlarını ilgililere duyurmak, takip etmek, istenilen bilgi ve belgeleri kurum içi ve kurum dışından zamanında temin ederek Makama sunmak,

  • Rektörlük Makamının tüm telefon görüşmelerini sağlamak ve randevu taleplerini iletmek

  • Rektörlük Makamının emirleri doğrultusunda birimlerin çalışmalarının izlenmesi ve takibini yapmak.

  • Makama imza için sunulan yazıları, yazışma kuralları açısından kontrol etmek, varsa gerekli düzeltmelerin yapılmasını ve imzalanan, havale edilen ya da işi bitenlerin ilgili yerlere gönderilmesini sağlamak,

  • Makamca istenilen ya da Makama sunulan konularla ilgili araştırma ve incelemeleri yapmak, tamamlayıcı bilgi ve belgeleri sağlamak,

  • Özel Kalem Birimi ile ilgili konularda kurum içi rutin yazışmaları yapmak; kayıt, havale, dosyalama ve takip işleri ile Makamın tebrik, teşekkür, başsağlığı vb. yazışmalarını yürütmek,

  • Özel Kalem Birimine ait birim faaliyet raporunu hazırlamak,

  • Özel Kalem Müdürünce özel kalem biriminde çalışan personelin görev dağılımını yapmak, kontrol etmek, çalışmalarını düzenlemek, personelin iş veriminin arttırılması, eğitimi, ve yetiştirilmesi için gerekli çalışmaları yapmak,

  • Özel Kalem Biriminin arşivinin tertip ve düzenini sağlamak, saklanması gereken her türlü yazı ve gizli evrakın düzenli bir şekilde dosyalanmasını, arşivlenmesini sağlamak,

  • Makam tarafından verilecek diğer işleri yapmak.